Så arbetar du bäst hemifrån


1. Följ dina rutiner För att komma in i rätt sinnesstämning för en vanlig arbetsdag kan du följa dina sedvanliga, tidiga, vardagsrutiner. Det är enkelt att man tar morgonen lite långsammare än vanligt, men gå inte i den fällan! Vänta inte med att sätta igång dagen. Börja gärna dagen med en promenad, som du annars skulle ha tagit på vägen till tåg eller buss. Gör dig redo för dagen och låtsas att du verkligen ska jobba på kontoret. Annars är du kanske helt plötsligt tillbaka i soffan, framför nyheterna.

2. ”Mind over matter” – låtsas som att du ska gå till kontoret Den mentala koppling du gör mellan arbete och ett kontor kan göra dig mer produktiv, och det finns ingen anledning att känslan ska gå förlorad när du arbetar distans. De flesta verktyg som du har på kontoret finns trots allt nästan alltid ett par musklick ifrån dig även fast du arbetar på annan plats. Då vi har bärbara arbetsdatorer kan du utnyttja dem effektivt hemma. Om du arbetar hemifrån så gör allt du vanligtvis gör för att förbereda dig för en kontorsroll: Ställ in ditt larm, koka kaffe och ha på dig arbetskläder. Du kommer tacka dig själv senare!

3. Strukturera din dag som om du vore på kontoret Börja dagen med att planera vad du kommer att göra och när du ska göra det under dagen. Utnyttja din Outlook-kalender, se till att eventuella digitala möten är inbokade i systemet och att det finns en tydlig agenda att följa.

4. Välj ett särskilt arbetsutrymme. Bara för att du inte arbetar på ett kontor betyder inte att du inte kan ha ett temporärt kontor. I stället för att arbeta exempelvis i den sköna soffan i vardagsrummet – ett rum och en möbel som du sannolikt associerar med fritid – gör om ett specifikt rum eller en yta i ditt hem till kontor. Ta fram skrivbordslampan, tänd ljusen och undvik de distraktionsmoment som vanligtvis finns i hemmet. Genom att skilja på fritid och arbete kan du enklare koncentrera dig när du arbetar och koppla av när arbetsdagen är slut. Det kan i längden spela en stor roll för stressnivåerna!

5. Använd Teams eller andra digitala verktyg för att hålla kontakten. Att arbeta hemifrån kan hjälpa dig att fokusera på ditt arbete på kort sikt, men det kan också göra att man känner sig utestängd från omvärlden och distanserad. Snabbmeddelanden på Teams och videokonferensverktyg kan göra det enkelt att checka in med kollegor. Är du projektledare bör du lägga extra fokus på att hålla täta avstämningar med dina kollegor för att undvika missförstånd, dötid och omarbete. Lite lättsam social tid är även effektivt för det långsiktiga samarbetet.

6. Välj en tydlig tid där du slutar för dagen. Det är lätt att tappa bort tiden när man jobbar hemifrån, och gränserna mellan arbete och fritid kan enkelt suddas ut. Ställ ett larm i slutet av dagen för att indikera att den normala arbetsdagen snart är slut.

7. Var tydlig med de du bor med att du arbetar hemifrån. Se till att rumskamrater, barn, syskon, föräldrar, makar och hundar respekterar ditt utrymme under arbetstid. Bara för att du arbetar hemifrån betyder det inte att du är hemma.

Om någon annan kommer att vara hemma när du arbetar, kan du visa tydligt när du är på ditt "kontor" t.ex genom att använda hörlurar. Det är lätt att bli distraherad av de många saker som måste göras runt huset under dagen. Borde du inte ha dammtorkat det där bordet för länge sedan?

8. Ta tydliga pauser. Det kan vara enkelt att bli distraherad när man arbetar hemifrån. Använd dock dina pauser för att komma bort från skrivbordet. Pauser, som att laga mat och äta lunch, kan hjälpa till att ladda batterierna. Utgå inte från att du behöver arbeta 100% av tiden medan du är hemma för att vara produktiv. En vanlig teknik som används av både studenter och ”digital nomads” är Pomodoro-tekniken. Den innebär att du ställer en äggklocka på 25 minuter, och under denna tid ska du arbeta koncentrerat. När äggklockan ringer kan du ta en paus på runt 3-5 minuter. Du kan med fördel byta rum under pausen för att tydligare dra gränsen mellan arbete och paus. Efter cirka 4 ”pomodoros” bör du ta en längre paus för att kunna hålla koncentrationen uppe under dagen.

9. Interagera med andra. Du arbetar hemifrån, inte från månen. Du bör vara social med andra människor under arbetsdagen, även om de inte är dina kollegor. Få personer trivs med att vara helt utestängda från omvärlden och det är faktiskt en bra idé att se ett annat ansikte under dagen när majoriteten av ens arbetsdag är ensam. Försök däremot att vara försiktig, då det för närvarande finns en smittorisk i samhället.

© 2020 Oxenstierna & Partners AB