© 2019 Oxenstierna & Partners AB

COVID-19 och kommunikation: hur ska du hantera krisen?

Många oroas över hur man affärsmässigt ska hantera den pandemi som vi nu upplever. Näringslivet står inför ett reellt hot som kan hota inte bara de anställdas hälsa och välmående, utan även organisationens finansiella stabilitet och allmänhetens förtroende för den.

I denna situation är kommunikation avgörande och att visa transparens är nyckeln till förtroende.

Låt oss titta på sex aspekter av “best practice” för att klara av att hålla kursen i den storm som detta är, och vars intensitet och utsträckning i tid vi inte vet något om.

1. Krishantering

Som vi alla vet, bör varje organisation ha en krishanteringsplan, och verktygen I den behöver kommuniceras på ett effektivt sätt till alla relevanta målgrupper. Om du ännu inte har en krisplan – lägg allt annat åt sidan, och skapa en nu! Om du har en – nu är det tid att ta fram och damma av den, läsa om den, anpassa den och implementera den!

Några råd:

  • Kalla ihop ert kris-team och kom överens om en regelbunden mötestid (t.ex. kl 8:00 varje morgon).

  • Identifiera era mest sårbara punkter: säkerställ att ni har rätt data kring dessa, och uppdatera den regelbundet.

  • Identifiera vilka förmildrande åtgärder ni kan sätta in.

  • Diskutera möjliga scenarier och kom överens om en konsistent kommunikationsmetod.

2. Internkommunikation

De anställda är er organisations primära målgrupp. Det är oerhört viktigt att lugna dem, att inte öka oron genom er kommunikation och att stärka deras tillit till organisationen genom att kommunicera ofta med dem.

Dagliga interna e-mail, som annars kanske inte röner så stort intresse, blir plötsligt populära, då de anställda söker svar på sina frågor och vill ha transparens och svar på frågor. Vare sig det handlar om “best practices” för att skydda sig mot viruset eller riktlinjer avseende organisationens verksamhet, så är det viktigt att dela och uppdatera tillgänglig information.

Några råd:

  • Kommunicera ofta och transparent: dela organisationens direktiv och nyckel-budskap.

  • Tillhandahåll resurser såsom kontaktpersoner, verktyg för att kunna arbeta på distans, etc.

  • Arbeta tätt tillsammans med organisationens ledning och HR-avdelningen.

  • Informera alltid de anställda först – det finns inget värre för dem än att få nyheter om den egna organisationen genom extern media först.

3. Mediarelationer

Mediatäckningen av COVID-19 är massiv. Som kommunikatör måste du räkna med att journalister i dagsläget inte har samma tid eller intresse för att göra något inslag kring din story, som under ”business as usual” – och därför bör du använda dig av egen media i större utsträckning. Å andra sidan kan journalister just nu vara intresserade av hur COVID-19 påverkar din organisation – både med avseende på hur ni hanterar krisen, och hur viruset påverkar er organisation och bransch.

I tillägg är det viktigt att dagligen övervaka vilken mediatäckning er organisation och bransch – så att ni är först på bollen, om det skrivs om er. Att hela tiden hålla ett öga på rubrikerna gör att du kan urskilja och åtgärda eventuella nya problem som uppstår under krisen.

Några råd:

  • Nyhetsförmedlingen stannar inte. Fortsätt att kommunicera och anpassa kontinuerligt hur ni vinklar era ämnen.

  • Tillhandahåll nödvändiga resurser och ytterligare information till media.

  • Positionera er i relation till viruset i er kommunikation. Exempelvis kan ni förklara hur krisen påverkar er organisation och vilka åtgärder ni vidtar för att era anställda ska hålla sig friska och må bra.

  • Ha en kontinuerlig omvärldsbevakning för att på ett tidigt stadium kunna förbereda nödvändiga strategier och verktyg.

4. Events

Även om många event nu ställs in, och kommer att ställas in, finns det obligatoriska sådana, till exempel årsstämmor, som måste genomföras. Från invigningen till bandklippningen, till ceremonin, från internationella sport-evenemang till globala konferenser till nämnda stämmor - överallt kommer deltagarna förvänta sig tydlig kommunikation avseende nödvändiga säkerhetsåtgärder. De bör informeras i förväg om dessa åtgärder och om aktuella rekommendationer från ansvariga myndigheter.

Några råd:

  • Dela de åtgärder ni vidtagit med deltagarna på era evenemang; variera sättet ni kommunicerar genom att erbjuda alternativa kanaler, såsom websändningar.

  • Ta till er “best practices” och se till att alltid ha den senaste informationen och råden från myndigheterna.

  • Säkerställ att ni erbjuder nödvändiga sanitetsanläggningar.

5. Investor relations

När marknaderna störs av de fluktuationer som viruset orsakar, håller investerarna ett öga på sina portföljer. Å andra sidan behåller de mest erfarna lugnet, i fast förvissning om att detta förmodligen är kortsiktiga chock-vågor. Trots detta, vänta inte med att informera era aktieägare om oron växer. Investerare behöver först och främst information. Analysera påverkan som viruset har på er bransch, samt vilken uppfattning era investerare och aktieägare kan ha, förbered era verktyg och kommunicera! Viktiga sökord: Förväntan och Transparens.

Några råd:

  • Bygg tillit men var ärlig och klar i er kommunikation.

  • Beskriv vilken påverkan COVID-19 har på er organisation i kvartalsrapporter och övrig finansiell kommunikation: vare sig den är minimal eller avsevärd vill era investerare veta att ni har det under kontroll.

6. Social media


Oavsett storleken på er organisation, är det oerhört viktigt att övervaka social media för att snabbt fånga upp när er organisation nämns, samt för att snabbt svara på en kommentar om COVID-19. Utrusta ert sociala media-team med en lista över frågor och svar, liksom vilka sökord att leta efter. Säkerställ att de kontinuerligt hålls informerade om organisationens beslut.

Några råd:



  • Lägg till relevanta sökord i er övervakning.

  • Se över er krisplan när det gäller social media.

  • Utrusta dem som hanterar de sociala medierna med nödvändiga resurser.